Sozi­al­ver­si­che­rung und Visa: Fall­stricke bei Auslands­ein­sätzen vermeiden

Nicht jeder Auslandseinsatz ist meldepflichtig im Sinne der EU-Meldung. Ihre Mitarbeitenden müssen jedoch für jeden geschäftlichen Aufenthalt in anderen EU-Staaten eine A1-Bescheinigung mitführen. Bei Nichtbeachtung haften Sie als Arbeitgeber. In beiden Fällen sind Bußgelder und Arbeitsverbote möglich.

Szenario 1: Fehlende A1-Bescheinigung 

Befinden sich Mitarbeitende ohne A1-Bescheinung geschäftlich im europäischen Ausland, kann das für Arbeitgeber teuer werden. Die möglichen Folgen gehen über Nachzahlungen bzw. doppelte Sozialversicherungsbeiträge hinaus. Je nach Zielland können hohe Geldstrafen fällig werden sowie unter Umständen:

• Arbeitsverbote
• Verluste durch verzögerte oder gescheiterte Projekte
• Imageschäden für das Unternehmen 

Meeting oder Langzeit-Projekt: Die Sozialversicherung macht keinen Unterschied

Denken Sie daran: Für die Sozialversicherung ist jeder noch so kurze Auslandseinsatz relevant. Die A1-Bescheinigung ist Pflicht, sobald Beschäftigte einen Fuß über die Grenze setzen. Das ist vor allem für Unternehmen wichtig, die sich in Grenznähe befinden und Personal auch mal für Meetings oder Einkäufe ins Nachbarland schicken. 

Das Fehlen der A1-Bescheinigung kann Geldstrafen von mehreren Tausend Euro pro Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer nach sich ziehen. 

Übrigens: Gerade in Österreich wird regelmäßig kontrolliert.

Mehr Infos

Lesen Sie zum Thema "fehlende A1-Bescheinigung" auch unseren FAQ " Welche Konsequenzen hat es, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt?" und unseren Artikel "Ohne A1-Bescheinigung schnell mal eben über die Grenze - geht das?".

Szenario 2: Versäumte EU-Meldung bei Dienstleistungen 

Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden für Dienstleistungen ins EU-Ausland senden, sind zudem von der EU-Meldepflicht betroffen. Diese basiert auf der EU-Entsenderichtlinie und soll Lohn- und Sozialdumping vermeiden. 

Das Erbringen von Dienstleistungen muss nach der Definition des Ziellandes bei den örtlichen Behörden gemeldet werden. Bei Nichtbeachtung drohen auch in diesem Fall Geldstrafen. 

Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) beziffert diese auf 200 EUR bis 500.000 EUR. Auch Arbeitsverbote sowie schlimmstenfalls die vollständige Sperrung des Unternehmens für den Wirtschaftsmarkt im Zielland sind möglich. 

Dienstleistung ist nicht gleich Dienstleistung

Wichtig: Informieren Sie sich genau, was im jeweiligen Staat als Dienstleistung gilt. Denn hier gibt es innerhalb der EU zahlreiche Definitionen. Zudem werden unterschiedliche Informationen und Dokumente für die Meldung verlangt. 

Tipp zum Thema: Unsere Länderübersicht zur Meldepflicht gibt Ihnen hierzu einen ersten Überblick.

Szenario 3: Falsches Visum 

Innerhalb der EU gilt die sogenannte Arbeitnehmerfreizügigkeit. Das heißt: Ihre Mitarbeitenden brauchen weder ein Visum noch einen Aufenthaltstitel. 

Anders ist es in Drittstaaten: Jeder Auslandseinsatz außerhalb der EU erfordert daher die genaue Beachtung des spezifischen Aufenthaltsrechts. 

Sonderfall Großbritannien

Seit dem 1. Januar 2021 regelt das neue Partnerschaftsabkommen die Beziehungen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich. 

Für die Sozialversicherung gilt laut Deutscher Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA) weiterhin die A1-Bescheinigung. 

Jedoch besteht seit dem Brexit keine Arbeitnehmerfreizügigkeit mehr. Daher haben sich die Bedingungen für die Einreise und den Aufenthalt in Großbritannien und Nordirland geändert. Details finden Sie auf der Website der britischen Regierung. 

Die Herausforderung: Große Visa-Vielfalt

Es existiert ein wahrer Dschungel an unterschiedlichen Visa-Arten, und immer wieder gibt es rechtliche Änderungen in den jeweiligen Zielländern. So kommt es rund um den Visa-Antrag häufig zu Fehlern. 

Ein Klassiker: Unternehmen oder Beschäftigte selbst beantragen ein Businessvisum; Art und Dauer der Tätigkeit im Zielland erfordern aber ein weitreichenderes Arbeitsvisum. 

Wird dies nicht rechtzeitig bemerkt und korrigiert, kann das sowohl für die Beschäftigten als auch für Arbeitgeber erhebliche Konsequenzen haben. 

Falsches Visum - und dann? BDAE-Experte warnt vor Compliance-Risiken 

Omer Dotou, Leiter Global-Mobility-Services bei der Unternehmensberatung BDAE, weiß: "Die (versuchte) Einreise mit dem falschen Visum kann je nach Zielland bedeutende Strafen nach sich ziehen."

Beispiel USA

Weder eine gültige ESTA-Genehmigung noch ein gültiges US-Visum begründen einen Anspruch auf Einreise in die USA. Die endgültige Entscheidung über die Einreise trifft die US-Grenzbeamtin bzw. der US-Grenzbeamte.

Wird die Einreise aufgrund eines unpassenden Einreisevisums abgelehnt, riskiert die reisende Person Einreiseverbote für mehrere Monate oder Jahre.  

Ein Tipp: Am besten haben Ihre Beschäftigten schon bei der Einreise einen Nachweis über die Rückreise (zum Beispiel Flugbuchung) Einreise mit dabei. 

Nicht immer werden Verstöße zudem schon bei der Einreise erkannt. Dotou kennt Fälle, in denen erst bei Ausreise oder sogar später festgestellt wurde, dass ein falsches Visum vorlag. 

Das komme sehr häufig bei kurzzeitigen Tätigkeiten im Ausland vor - insbesondere bei mobiler Arbeit im außereuropäischen Ausland. Das Unternehmen könne dann unter Umständen für eine jahrelange illegale Beschäftigung im Ausland strafbar gemacht werden.   

Omer Dotou rät daher: "Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bestmöglich bei der Beantragung des Visums und lassen Sie sich dabei gut beraten."  Denn die Visumsthematik tangiert unmittelbar das Aufenthaltsrecht des anderen Landes und sollte deshalb von fachkundigen Personen behandelt werden. 

Mehr Infos

• Merkblätter der DVKA: Umfassende Infos zur Sozialversicherung finden Sie in den länderspezifischen Merkblättern der DVKA.
• Überblick und Links: Einen allgemeineren Überblick bieten zudem die Länderübersichten  der TK. Die Länderübersichten enthalten auch Verlinkungen zu den jeweiligen diplomatischen Vertretungen und weiteren offiziellen Seiten rund um konsularische Fragen.