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Sozi­al­ver­si­che­rung: Kein Firmen­sitz in Deutsch­land? So melden Sie Mitar­bei­tende korrekt an

Arbeitnehmer unterliegen in Deutschland der Sozialversicherungspflicht - das gilt auch für Beschäftigte ausländischer Unternehmen, die nicht nur vorübergehend im Einsatz sind. Wir geben Tipps zur korrekten Anmeldung. 

English Version:

In der Europäischen Union gilt: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in einem Mitgliedstaat arbeiten, unterliegen der dortigen Sozialversicherungspflicht - unabhängig davon, in welchem Land der Arbeitgeber seinen Sitz hat. 

Grundlage ist Artikel 21 (1) der EU-Durchführungsverordnung VO (EG) 987/09. Damit muss ein ausländischer Arbeitgeber seine Beschäftigten in Deutschland in der Sozialversicherung anmelden und Beiträge zahlen, als hätte das Unternehmen in der Bundesrepublik einen Sitz.

Ausnahmen gelten in 2 Fällen:

  • Der Beschäftigte ist im Rahmen einer Entsendung nur vorübergehend für seinen ausländischen Arbeitgeber in Deutschland im Einsatz ( Einstrahlung ).
  • Für den Arbeitnehmer gilt eine Ausnahmevereinbarung, die zwischen den Sozialversicherungsträgern der Länder vereinbart wird. Auf deutscher Seite ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA) zuständig.

Beschäftigte in Deutschland zur Sozialversicherung anmelden - so geht's

Betriebsnummer beantragen

Um Mitarbeiter in Deutschland sozialversicherungspflichtig zu beschäftigen, benötigen Unternehmen eine Betriebsnummer. Diese wird von der Agentur für Arbeit vergeben (hier geht es zum Online-Antrag). Nur mit dieser Nummer ist die Registrierung für das Meldeverfahren bei den deutschen Sozialversicherungsträgern möglich. 

Krankenkasse wählen

Beschäftigte haben in Deutschland die Wahl, bei welcher Krankenkasse sie versichert sein möchten. Vor dem Start des Beschäftigungsverhältnisses teilt der Mitarbeiter seinem Arbeitgeber mit, für welche Kasse er sich entschieden hat. Angehenden Versicherten stehen Informationen zur TK auf Deutsch  und  Englisch  (für weitere Sprachen dort einfach ans Ende der Seite scrollen) zur Verfügung. Eine Übersicht zu den Online-Services für Versicherte erhalten Sie im TK-Versichertenportal .

In der deutschen Sozialversicherung anmelden

Wer in Deutschland einen Mitarbeiter sozialversicherungspflichtig beschäftigt, muss ein spezielles Online-Anmeldeverfahren nutzen. Unternehmen verwenden dafür Gehaltsabrechnungsprogramme, die für den Datenaustausch mit den Krankenkassen zugelassen sind. Verfügen Arbeitgeber nicht über ein solches Programm, können sie auch das SV-Meldeportal  benutzen. Informationen zum Tätigkeitsschlüssel, der bei der Anmeldung gefordert ist, erhalten Sie bei der Bundesagentur für Arbeit. In unserem Beratungsblatt SV-Meldeportal (PDF, 168 kB) zum SV-Meldeportal stellen wir ausführliche Informationen bereit.

Fristgerecht Beiträge zahlen und Nachweise senden

Es gehört zur Pflicht des Arbeitgebers in Deutschland, fristgerecht die Beitragsnachweise zur Sozialversicherung zu übersenden und den Beitrag zu zahlen. Die Nachweise dürfen ebenfalls ausschließlich online über systemgeprüfte Abrechnungsprogramme oder über Ausfüllhilfen wie sv.net übermittelt werden. Spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats muss der Beitragsnachweis bei der Krankenkasse vorliegen, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Im TK-Beratungsblatt " Beratungsblatt Beitragsnachweis (PDF, 129 kB) " erhalten Sie dazu ausführliche Informationen.

Die Beiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. 

Weitere Informationen zum Thema Beitragszahlung:

Bevollmächtigter in Deutschland

Ausländische Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern in Deutschland müssen ab 1. Januar 2021 einen Bevollmächtigten in Deutschland bestellen, der zwingend Entgeltunterlagen in dt. Sprache führen und aufbewahren muss für künftige Betriebsprüfungen (§ 28f Abs. 1b SGB IV). Dies kann der Arbeitnehmer selbst oder ein Dritter ( z. B. Steuerberater) sein.

Der Bevollmächtigte kann die nach § 28p SGB IV zu prüfenden Entgeltunterlagen in seinen eigenen oder in den Geschäftsräumen der prüfenden Stelle vorlegen. Die Anwendung des § 98 Abs. 1 Satz 4 SGB X, wonach in bestimmten Fällen die Prüfung zwingend in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers erfolgt, wird ausgeschlossen, soweit die Geschäftsräume des Bevollmächtigten in dessen private Sphäre integriert sind. Die Haftung für die Erfüllung der Pflichten nach diesem Buch liegt weiterhin in vollem Umfang beim ausländischen Arbeitgeber, dieser ist auch Adressat des Prüfbescheides. 

Jahresmeldung senden

Spätestens bis zum 15. Februar eines Jahres muss der Krankenkasse eine Meldung über die Gehaltshöhe des Mitarbeiters im abgelaufenen Jahr vorliegen. Dabei handelt es sich um den Wert, auf dessen Grundlage die Beiträge berechnet wurden. Diesen leitet die Krankenkasse im Rahmen einer Jahresmeldung an die zuständige Rentenversicherung weiter.

Besonderheit: Beitragszahlung an den Arbeitnehmer übertragen

Sie haben als Arbeitgeber Ihren Sitz im Ausland? Dann können Sie mit dem Arbeitnehmer in Deutschland die Vereinbarung treffen, dass dieser die Aufgabe des Arbeitgebers zur Zahlung der Beiträge für Sie übernimmt. Grundlage hierfür ist der Artikel 21 Abs. 2 in der Verordnung VO (EG) 987/09.

Durch diese Vorgehensweise übernimmt der Mitarbeiter die Meldung zur Sozialversicherung, die Einreichung der Beitragsnachweise sowie die Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. Der Arbeitgeber bleibt gegenüber den Trägern der sozialen Sicherheit für die Zahlung der Beiträge haftbar.

Registrierung ohne deutsche Steuernummer bei ELSTER und im SV-Meldeportal

Ausländische Unternehmen können beim Finanzamt Neubrandenburg eine deutsche Steuernummer beantragen. Diese ist zuerst für die digitale Identität bei ELSTER und danach dafür die Registrierung im SV-Meldeportal wichtig.

  1. Füllen Sie auf der Seite von ELSTER den Antrag auf Erteilung eines Ordnungskriteriums (Steuernummer) aus und schicken Sie ihn an das Finanzamt Neubrandenburg.
    Gut zu wissen: Die Adresse des Finanzamtes Neubrandenburg steht im Antrag.
  2. Nachdem Sie Ihre Steuernummer per Post erhalten haben, können Sie ein ELSTER-Organisationszertifikat über das Unternehmenskonto beantragen.
  3. Jetzt können Sie sich beim SV-Meldeportal registrieren. 

Wichtig: Wählen Sie bei der Registrierung in Mein ELSTER das Bundesland Mecklenburg-Vorpommern aus.

Wie können Sie ohne deutsche Steuernummer A1-Anträge stellen?

Ausländische Unternehmen (oder Selbstständige) können auch ohne deutsche Steuernummer A1-Anträge über das SV-Meldeportal stellen. Hierfür müssen Sie sich nur beim SV-Meldeportal mit einer BundID registrieren. 

Wie das geht, erklärt die ITSG im Video Registrierung mit der BundID.

Was ist das BundID-Konto?

Das BundID-Konto ist ein zentrales Konto für Privatpersonen, damit diese sich für alle ihre Online-Anträge identifizieren können. Wer sich ein solches Konto einrichten möchte, kann dies über einen Benutzernamen mit Passwort, einen Online-Ausweis, ein ELSTER-Privatzertifikat oder eine europäische ID tun.

Infos zur Nutzung des BundID-Kontos finden Sie auf den Seiten Bundesinnenministeriums. Und weitere Infos zu vorübergehenden selbstständigen Tätigkeiten im Ausland erhalten Sie auf der Seite der DVKA.

Wichtig: Ab 2025 können die BundID auch Grenzgänger oder z. B. Flug- und Kabinenbesatzungspersonal nutzen.